Regulamin uczestnictwa

1. Regulamin określa zasady rejestracji i uczestnictwa w konferencji III Mazowieckie Forum Samorządowe „Wspólnota Bezpieczeństwa” (dalej: „Wydarzenie”), 26 listopada 2026 r. w Centrum Konferencyjnym przy ul. Puławskiej 125 w Warszawie.

2. Podmiotem odpowiedzialnym za obsługę rejestracji, płatności i rozliczeń jest Fundacja „Wspólnota Bezpieczeństwa” z siedzibą w Warszawie, ul. Mokotowska 15A/1B, 00-640 Warszawa, KRS 0001219641, NIP 7011300175, REGON 544021699 (dalej: „Fundacja”).

3. Organizatorem Wydarzenia jest Mazowiecka Wspólnota Samorządowa (mws.org.pl); Fundacja pełni rolę partnera merytorycznego oraz podmiotu odpowiedzialnego w rozumieniu ust. 2.

4. Rejestracja odbywa się wyłącznie za pośrednictwem systemu rejestracji dostępnego na stronie mazowieckieforum.pl oraz w powiązanej aplikacji uczestnika (dalej łącznie: „System”).

5. Kontakt: biuro@mws.org.pl; rejestracja, płatności i reklamacje: biuro@wspolnotabezpieczenstwa.pl. Sprawy ochrony danych: Inspektor Ochrony Danych — Adrian Grzegorczyk, a.grzegorczyk@wspolnotabezpieczenstwa.pl.

6. Dokonanie rejestracji oznacza akceptację Regulaminu.

1. Uczestnikiem może być osoba pełnoletnia, której zgłoszenie zostało potwierdzone.

2. Udział w Wydarzeniu jest:

1) bezpłatny — dla przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego, administracji publicznej oraz służb („Uczestnicy JST”); zgłoszenia podlegają weryfikacji (§ 3 ust. 4);

2) odpłatny — dla przedstawicieli podmiotów komercyjnych („Uczestnicy B2B”); opłata wynosi 199 zł brutto za jedną osobę.

3. Opłata obejmuje udział w obu ścieżkach programowych, materiały, poczęstunek i dostęp do aplikacji. Nie obejmuje dojazdu, noclegu ani parkingu.

4. Liczba miejsc jest ograniczona; decyduje kolejność potwierdzonych zgłoszeń, po wyczerpaniu puli prowadzona jest lista rezerwowa.

5. Fundacja może odmówić przyjęcia zgłoszenia (m.in. nieprawdziwe dane, błędna kategoria, brak miejsc). W przypadku odmowy zgłoszenia opłaconego opłata jest zwracana w całości.

1. Rejestracja wymaga podania danych z formularza (imię, nazwisko, e-mail, telefon oraz — odpowiednio — nazwa jednostki albo dane do faktury VAT).

2. Uczestnik podaje dane prawdziwe i aktualne. Kategoria (JST/B2B) wynika z charakteru reprezentowanego podmiotu.

3. Potwierdzenia zgłoszeń przekazywane są e-mailem, SMS-em oraz — za zgodą Uczestnika — WhatsApp.

4. Zgłoszenia JST są weryfikowane do 48 godzin roboczych. Zgłoszenia B2B są potwierdzane automatycznie po zaksięgowaniu płatności.

5. Po potwierdzeniu Uczestnik otrzymuje w aplikacji imienny bilet QR — jednorazowy, imienny, nieprzekazywalny. Wstęp po zeskanowaniu i pozytywnej weryfikacji.

6. Zmiana osoby uczestniczącej (w ramach tego samego podmiotu) jest nieodpłatna do 3 dni roboczych przed Wydarzeniem.

1. Płatności B2B realizowane są online przez Przelewy24 (PayPro S.A., Poznań), zgodnie z regulaminem tego serwisu.

2. Odbiorcą płatności jest Fundacja.

3. Płatność powinna zostać dokonana bezpośrednio po rejestracji; nieopłacona transakcja wygasa, a miejsce wraca do puli.

4. Faktura VAT wystawiana jest automatycznie po zaksięgowaniu i wysyłana e-mailem. Uczestnik zgadza się na fakturę elektroniczną.

1. Uczestnik B2B może zrezygnować:

1) do 12 listopada 2026 r. włącznie — 100% zwrotu;

2) od 13 listopada 2026 r. — bez prawa do zwrotu; możliwa zmiana osoby (§ 3 ust. 6).

2. Rezygnację zgłasza się z konta w Systemie lub na adres z § 1 ust. 5. Zwroty w 14 dni tym samym kanałem, którym dokonano płatności.

3. Uczestnik JST odwołuje zgłoszenie w Systemie najpóźniej 3 dni robocze przed Wydarzeniem, by umożliwić udział osobom z listy rezerwowej.

4. Jeżeli Uczestnikiem B2B jest osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z działalnością gospodarczą, gdy nie ma dla niej charakteru zawodowego — stosuje się przepisy o odstąpieniu od umowy zawartej na odległość, z zastrzeżeniem wyjątków dotyczących wydarzeń o oznaczonej dacie.

1. Organizator i Fundacja mogą z ważnych powodów zmieniać program (prelegenci, godziny, sale). Zmiany ogłaszane są w Systemie i nie stanowią zmiany Regulaminu.

2. W razie odwołania Wydarzenia z przyczyn Organizatora/Fundacji — Uczestnikom B2B przysługuje 100% zwrotu. Przy zmianie terminu opłata zachowuje ważność; alternatywnie zwrot.

3. W przypadku siły wyższej Wydarzenie może zostać przeniesione lub odbyć się zdalnie; ust. 2 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.

1. Uczestnik nosi identyfikator, przestrzega przepisów porządkowych i ppoż. obiektu oraz poleceń obsługi.

2. Zabronione jest wnoszenie przedmiotów niebezpiecznych, prowadzenie działań marketingowych poza pakietami partnerskimi oraz zakłócanie Wydarzenia.

3. Fundacja i Organizator nie odpowiadają za rzeczy pozostawione bez nadzoru.

4. Funkcja Q&A w aplikacji podlega moderacji. Pytania naruszające prawo, dobra osobiste lub dobre obyczaje nie są publikowane; nadużycia mogą skutkować zablokowaniem funkcji.

1. Przebieg Wydarzenia jest dokumentowany fotograficznie i filmowo na potrzeby relacji, sprawozdawczości i promocji.

2. Wchodząc na teren Wydarzenia Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że jego wizerunek może zostać utrwalony jako element relacji z wydarzenia publicznego i rozpowszechniony zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

3. Indywidualne nagrania (np. wywiady) — za odrębną zgodą.

1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Fundacja.

2. Szczegółowe informacje — patrz Klauzula informacyjna RODO.

3. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału. Zgody opcjonalne (marketing, WhatsApp) można odwołać w każdym czasie.

1. Fundacja świadczy drogą elektroniczną usługę dostępu do Systemu (rejestracja, konto, bilet QR, program, powiadomienia, Q&A).

2. Wymagania techniczne: urządzenie z dostępem do Internetu i aktualną przeglądarką; do logowania — dostęp do numeru telefonu (kod SMS) lub e-maila (link).

3. Zakazane jest dostarczanie treści bezprawnych oraz naruszanie bezpieczeństwa Systemu.

4. Powiadomienia push oraz WhatsApp wysyłane są wyłącznie do Uczestników, którzy wyrazili zgodę; zgodę można wycofać w ustawieniach aplikacji.

1. Reklamacje można składać na adres z § 1 ust. 5 w terminie 14 dni od zdarzenia.

2. Reklamacja powinna zawierać dane Uczestnika, kod zgłoszenia i opis zastrzeżeń. Fundacja rozpatruje ją w 14 dni i informuje drogą elektroniczną.

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego (m.in. Kodeks cywilny, ustawa o prawach konsumenta).

2. Fundacja może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn; zmiany nie naruszają praw nabytych Uczestników zarejestrowanych przed zmianą. O zmianie informujemy w Systemie.

3. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na mazowieckieforum.pl.

4. Załącznik: Klauzula informacyjna RODO.